Office Manager

Omeva est un cabinet de recrutement engagé entièrement dédié aux métiers à impact positif et liés au développement durable.

Société à mission, nous soutenons l’idée que chacun a un rôle à jouer dans la transition. Notre raison d’être : permettre à l’Homme d’avoir un impact positif sur son environnement par le travail.

Nous recherchons pour notre client, The Shift Project, un.e office manager en CDI.

The Shift Project est un think tank qui œuvre en faveur d’une économie post-carbone. Guidés par l’exigence de la rigueur scientifique, notre mission est d’éclairer et influencer le débat sur la transition énergétique en Europe.
Association loi 1901 reconnue d’intérêt général créée par Jean-Marc Jancovici en 2010, The Shift Project (TSP) est soutenu par des grandes entreprises qui veulent faire de la transition énergétique leur priorité stratégique. Les travaux de notre équipe pluridisciplinaire ont eu un impact notable sur l’élaboration des politiques publiques nationales et européennes.
L’équipe est composée d’une vingtaine de personnes aux profils variés, et dirigée par Matthieu Auzanneau. Elle travaille de près avec le bureau et les administrateurs de l’association, ainsi qu’avec les chef.fe.s de projet qui pilotent les groupes de travail. Le think tank bénéficie du soutien d’une large communauté d’experts, et notamment de bénévoles qui ont constitué une association autonome : Les Shifters.
L’Office Manager est rattaché.e à la responsable des partenariats, de l’administration et des finances. Son rôle, transverse à l’activité du Shift, comprend la gestion administrative et financière, la gestion du personnel et des paies, et les services généraux de l’association. C’est donc un poste central pour assurer le bon fonctionnement de l’association et de son équipe.

CDI
Paris
Ref. 2106010

Descriptif du poste

Vos missions seront les suivantes :

Gestion financière

  • Suivi des adhésions des financeurs du Shift : préparation des conventions et des appels de cotisation, suivi des règlements, établissement et envoi des reçus fiscaux;
  • Suivi des subventions (privés ou publics) sur projets : constitution du dossier administratif, suivi des versements ;
  • Suivi administratif de The Shift Forum (événement annuel de 2 jours adressé aux décideurs économiques et politiques) : facturation des frais de participation, suivi des règlements, etc.;
  • Gestion de la relation de la direction administrative et financière avec ses partenaires externes: cabinet comptable, commissaire aux comptes, banque, organismes sociaux, assurances, juriste, etc. ;
  • Mise à jour mensuelle du budget annuel: vérification des rapports d’activité des salariés et prestataires, report des paies et règlements fournisseurs, encaissement des cotisations, etc. ;
  • Archivage des factures et des pièces comptables (factures fournisseurs, notes de frais, relevés bancaires, …)
  • Préparation et suivi des éléments financiers pour le suivi trimestriel comptable et lors de la clôture de l’exercice comptable avec le cabinet comptable
Gestion RH
  • Mise à jour du registre du personnel ;
  • Edition des contrats de travail et des conventions de stages, avec le soutien du cabinet comptable;
  • Préparation et diffusion mensuelle au cabinet comptable des éléments de variables de paies (absences, congés payés, tickets restaurant, notes de frais, mutuelle, application Convention Collective …) ;
  • Gestion de la relation avec la prévoyance, la mutuelle, la médecine du travail, l’organisme de formation, URSAFF, etc. avec le soutien du cabinet comptable.
Gestion administrative
  • Suivi et classement des dossiers administratifs ;
  • Rédaction et envoi des documents aux membres avant les Conseils d’Administration et Assemblées Générales (fréquence biannuelle) : invitation agenda, ODJ, pouvoir, procès-verbal ;
  • Aide à la restitution du budget réalisé et prévisionnel pour l’édition du rapport moral et financier (annuellement);
  • Préparation des formalités administratives dans le cadre des élections des membres du Bureau et des Administrateurs/trices (ponctuellement).
Gestion des services généraux
  • Recensement des besoins d’achats et de gestion du stock (toner, fournitures, matériel informatique, etc.) ;
  • Organisation logistique des déplacements éventuels des salariés de l’association ;
  • Négociation des contrats avec les différents fournisseurs ;
  • Gestion des achats et du budget des frais généraux (location des bureaux, assureur, cabinet comptable, SI, etc.) ;
  • Suivi et mise à jour de tous les contrats (assurances, fournisseurs et prestataires, etc.) ;
  • Veille et mise en application des obligations règlementaires (hygiène et sécurité) ;
  • Soutien au référent IT de l’équipe de bénévoles pour la maintenance du parc informatique et du réseau : achat et préparation des ordinateurs, installation du pack Office, antivirus, imprimante etc.;
  • Gestion du standard téléphonique et de la boite mail « contact ».
Vie de l’équipe et de l’association
  • Communication interne ;
  • Animation de la vie d’équipe, notamment des moments de convivialité ;
  • Organisation d’évènements et de séminaires internes.

Profil recherché

Formation en finance, administration, commerce, communication, etc., vous avez plus de 2 ans d’expérience, ou des expériences particulièrement pertinentes pour le poste.

Vous souhaitez donner du sens à votre travail. D’une insatiable curiosité, vous vous intéressez au changement climatique, et vous avez des convictions fortes quant à l’urgence d’agir pour en limiter les impacts. Intégrer une équipe jeune, drôle (il est important de savoir rire quand on traite de sujets graves) et sympathique dans un cadre de travail qui se veut bienveillant et évoluer dans une association d’intérêt général spécialisée dans la décarbonation de l’économie est une priorité à vos yeux.

De nature énergique et dynamique, vous savez prendre des initiatives, avec un bon niveau d’autonomie, de rigueur et une réelle capacité à arbitrer entre les priorités.

Vous aimez travailler en équipe et communiquez avec aisance grâce à vos capacités d’expression écrite et orale (idéalement en anglais également) et à vos qualités relationnelles, d’écoute et d’échange, notamment au téléphone.

Vous vous sentez bien dans le rôle de support central dans une organisation agile et à taille humaine, et faites preuve de sens du secret professionnel et de loyauté.

Vous maitrisez les bases des principes fondamentaux de gestion d’une organisation et les bases de connaissances en comptabilité et en ressources humaines et vous êtes à l’aise avec les outils bureautiques et collaboratifs (intranet, réseaux sociaux internes, web conférence…).

Pour postuler à cette offre, veuillez remplir le formulaire ci-dessous.

Mes informations personnelles

Mon adresse

Mes documents

Les informations personnelles que vous nous avez transmises seront exploitées dans le seul but d’étudier votre candidature. Conformément au règlement général sur la protection des données (RGPD 2016/679) vous disposez d’un droit d’accès, de modification, de rectification, de suppression des données vous concernant.

Les champs contenant le signe * sont obligatoires.

Veuillez saisir une adresse email correcte.

Veuillez saisir un numéro de téléphone correct.
Format 10 chiffres sans espace ni indicatif.

Votre contact Omeva

Notre équipe vous accompagne tout au long de votre recherche d'emploi dans la plus stricte confidentialité et s'engage à vous tenir informé(e) de l'avancement de votre dossier de candidature

Guillaume Jourdon

Permettre à l’Homme d’avoir un impact positif sur son environnement par le travail

#raisondetre #positiveimpact

Retrouvez ici l’ensemble de nos engagements

Permettre à l’Homme d’avoir un impact positif sur son environnement par le travail

#raisondetre #positiveimpact

Retrouvez ici l’ensemble de nos engagements